Google Drive工作术:12招教你活用云端硬盘

之前在电脑玩物中,我花了很多心力去介绍 Google Drive 云端硬盘里的各种应用功能,甚至在几年前我就正式把主要的云端硬盘服务改成 Google Drive ,长期的用它来做为档案同步、缐上文书处理平台,也因此累积了很多真实的工作经验与心得,并陆续在电脑玩物中和大家一起分享讨论。

Google Drive 云端硬盘 」做为一个工作处理平台(特别注意,不是档案同步平台而已,而是真正的缐上工作核心),我认为还有很多潜能可以发掘,也可以从 Google Drive 出发,去打造一种个人的、团队的高效率工作流程系统(参考:一人之力为何有团队之效?我的 Google 圆心工作策略)。

在这样长期的 Google Drive 使用经验里,加上这一年来 Google 云端硬盘的快速进化(包含整个扩充价位更加划算:云端储存 TB 时代: Google Drive 大降价),我觉得又到了一个可以再次统整我的 Google Drive 应用心得的时机点,所以今天这篇文章,我想从我实际的工作经验中,统整 12 个我最常使用(但是新手用户可能没有发现)的那些 Google 云端硬盘里可以让工作效率升级的特殊技巧,提供大家参考,也期待大家一起来补完。

一、我会用颜色来区隔重要资料夹

之前的「Google Drive 帮档案时间管理:云端硬盘档案任务化教学」一文中,我详细的分析了我怎么用云端硬盘功能来帮档案做出任务时间管理的方法,那篇很详细,而其中我自己最常使用,也觉得最简单但最有效的方式,就是在 Google Drive 里帮资料夹加上颜色。

例如 Google 专书的资料夹加上蓝色, Evernote 专书的资料夹加上绿色,和其他工作资料夹就有明显区隔,在工作时更容易看到、找到也提醒到重要专案。

这个小小的整理技巧,我觉得比打星号更加实用,因为打了星号还要换页查看,不如颜色标记显得清楚明白。

我自己的资料夹整理方式很单纯,我会把今年的专案整理成每个专案一个资料夹,并且这些专案资料夹都直接放在根目录,然后过去几年完成的专案资料夹则收入「封存」分类中。这让我每次打开 Google 云端硬盘,看到的第一层目录就是目前进行中的专案,而颜色告诉我特别重要的专案在哪里。

二、团队合作中用「活动」了解他人的进度

之所以使用 Google Drive 有一个很重要的原因就是「团队合作」,因为 Google 的缐上文件、简报、表格功能可以多人即时协同编辑,达到合作的最大效率。

而真实的工作情况下,我可能有很多个专案同时和不同的人进行团队协作,这时候我要怎么知道哪个专案里有其他合作伙伴进行了档案新增或修改呢?

Google Drive 右方资讯列里的「活动」功能就在这时候帮上大忙,例如之前制作新书时,我可以从这个即时活动资讯里,看到美编是不是修改了或上船了新的封面设计,看到作者是不是有依照我的建议去修改某个章节的文章。

最重要的就是我不用一个一个资料夹或文件打开来确认,而可以在这个活动清单里,即时接收到其他团队伙伴正在工作的消息。(详细操作可以参考:聪明的文件管理方法! Google Drive 即时文件编辑活动动态)

三、在云端硬盘网页里直接缐上修图

我自己的工作以编辑、写作、文书作业为主,这部分的任务 Google Drive 是可以很好的胜任的,而偶尔如果有一些进阶需求,例如要针对一张图片修图,我也会习惯使用云端硬盘在网页中直接完成。

是的, Google Drive 也可以缐上修图,在我的一篇老文章(Google Drive 文书之外帮你解决办公室的10大问题教学)里,我就提到 Google 云端硬盘其实不只是一颗硬盘,而是一个可以「安装 Web App」的缐上作业系统,安装了应用程式后,就可以在云端硬盘里做更多事情。

我最常做的就是需要简单修改一张图片时,例如裁图、调整大小、另存新格式,或是简单在图片上添加文字、修改效果,甚至剪贴图层进行基础拼贴。这时候我都习惯不另外开启修图软体,而是在网页里用 Google Drive 缐上开启修图应用,修好图片直接回存云端硬盘。

除了修图外,在 Google Drive 中我也会利用缐上传真、缐上合併 PDF 等扩充应用,直接在云端硬盘里完成偶尔出现的这些特殊工作。

四、缐上文书编辑时也能插入特殊图表

Google 云端硬盘除了可以像是作业系统那样安装应用程式来增加功能外,在本身的文书编辑上也可以安装外挂来犟化 Google 文件、简报、表格的编辑功能。(详细操作教学请参考:Google Drive 文书处理大开外挂之门!犟化编辑外挂程式实测)

平常我在使用 Google Docs 撰写文章时,如果需要插入比较复杂一点的图表,用 Google Drive 内建的「绘图」功能可能不好制作时,我就会开启安装好的外挂程式,例如把知名的缐上图表工具「 Lucidchart 」外挂到 Google Docs 中。

这样一来,我可以免费使用「 Lucidchart 」制作好图表,并且把图表随时插入 Google 文件。

或者在撰写书籍时,很重要的就是章节目录的管理,这时候我会希望旁边可以看到目录连结清单,帮助我快速跳转到需要的大中小标题。

而在 Google Docs 里,也可以透过「 Table of contents 」这个外挂来显示文章的目录结构。利用这些外挂功能,你的缐上文书处理就可以更加犟化。

五、需要改稿时善用「建议编辑」(追踪修订)

Google 缐上文书适合多人合作,可以多人一起编辑一份文件,但是问题来了,当我和合作伙伴一起制作一份企画案,或是一起撰写一份文稿时,如果大家只是直接在上面想修改就修改,虽然是有了即时更新的好处,但有时候有些修改是「需要审核的」。

例如合作伙伴想要建议我修改某个企画案的数据分析,例如我想要建议合写作者去修改某一段文字的描述,这时候无法直接修改,而需要对方也认同这样的修改。怎么做好多人合作时的多重确认呢?

在 Google 文件里新增的「建议编辑」功能,就是如同 Office Word 的追踪修订一定,可以帮我很好的完成上述任务。(操作教学:Word 追踪修订终于出现在 Google Docs!论文改稿必备)

有了这样的功能后,我也会把「一份专案企划」分享给团队合作者,在这份专案企划里可能有进度、有目标、有一些基本资料,而如果后续有任何针对专案的修改,就会建议编辑的功能来指出修改处,并且确认其他合作者有进行确认动作。

六、在云端简报里插入免费的图库照片

我很习惯直接使用 Google 云端硬盘里的缐上简报功能制作简报,甚至在演讲时也常常直接用浏览器播放简报(后续会介绍这是可以离缐使用的),基本的版面设计、图片处理、动画制作都是可以完成的,而我的剪报也通常不复杂,所以 Google 就能帮我完成需求。

而在缐上制作简报时,有一个很棒的 Google Drive 内建功能,就是可以直接插入 Google 提供的免费图库图片,都是高解析度的意象照片,拿来当作参考图非常快速便利。(延伸阅读:免费图库素材全在 Google Drive 下载,下次做简报免再找图)

当然,这个功能也可以在 Google 文件中使用。

七、云端还原一:救回你误删的档案

云端硬盘服务是最好的「档案救援」工具。当你的档案都云端同步到像是 Google Drive 后,即使你的电脑坏掉,也能从云端硬盘找回资料,而且就算你是手动把一些档案误删,云端硬盘也能还原误删的档案。

Google Drive 左方有一个「垃圾桶」功能,里面就有所有你删除过的档案,可以在这里还原需要的重要资料。

八、云端还原二:回復之前他人或自己修改过的文件版本

前面讲的还原,是还原误删的档案。而有时候档案没有删除,但是被新版本覆盖,而我们想要还原到旧的版本时怎么办?

Google Drive 的文书处理系统中,包含 Google 文件、 Google 简报与 Google 试算表等缐上文书档案都支援版本还原功能(不过太旧的版本仍然会被自动清除)。

例如我和他人一起编辑一份文件,这时候我们没有利用技巧五的建议编辑功能,而是双方直接修改文件内容,这时候,我可以进入这份 Google 文件,利用左上方档案选单里的「查看修订版本记录」,这样就能打开右方的版本清单。

点击某一天的某个人修改过的版本,可以在文件里看到用特殊的颜色,标出这个版本比起前一个版本新增了什么内容,并且可以让你还原到这时候的文件版本。

九、把他人分享给你的档案加入你自己的云端硬盘

Google 云端硬盘的分享机制有一个比较特殊的地方,那就是允许他人分享档案给我时,我可以随时查看、修改这个档案,但是我不一定要把这个档案加入我的云端硬盘(这样这个档案或资料夹可以不用同步到我的所有电脑,也不会占用我的云端硬盘空间)。

但是,这可能有时候也会让使用者造成误会,他人明明说有分享档案给我,为什么我在云端硬盘里没有看到呢?

其实,这些别人开了分享权限给你的档案,全部都在左方的「收到的档案」(或「与我共用的档案」)分页中,这里可以看到从以前到现在,还保持着与你分享的权限的档案。

你可以在这些「收到的档案」清单右方,看到是谁分享档案给你,以及这个共享档案有没有加入你的云端硬盘储存,没有也没关系,你可以从这里直接针对档案做编辑。

这样的设计也会有一个很棒的好处,有时候这个专案是他人主导,他人把文件档案分享给我,但是专案结束后,我可以把档案从自己的云端硬盘移除,但如果事后要找,只要他人还有开着分享权限给我,我就可以在「收到的档案」里追踪找到。

十、可以编辑简单微软 Office 档案的新版 Google Drive

如果你的 Google Drive 网页端、 App 端都更新到最新版时,那么你已经可以在新版云端硬盘里直接编辑来自微软 Office 的 Word、 Excel、 PowerPoint 档案。

当然,一些微软 Office 特殊复杂格式的档案,即使可以在 Google Drive 上开启,但可能格式也会跑掉,不过一般的文件、试算表与简报,是真的已经可以透过 Google 直接编辑了。(延伸教学:谁都能随时编辑 Office 了!就用 Google 文件简报试算表)

如果你需要专业的 Excel 试算功能,或是要在 Word 里画出特殊表格图表,那么我会建议还是必须使用微软的单机 Office 软体。但是如果你的文书处理和我一样相对简单,那么或许整合到 Google Drive 中也能完成工作。

十一、离缐也能编辑 Google Drive 云端硬盘

在这个网路工作时代,我们不会故意要离缐工作。所谓的离缐,可能指得是当行动工作时,有些情况下网路不稳定,或是暂时断缐,当无法连上网路时,其实 Google Drive 的网页端也已经提供离缐编辑的功能。

我自己最常发生的情况是搭台湾高铁时,有些路段网路不稳,这时候我正在用 Google Drive 网页端进行简报制作或修改,但即使网路断掉,我还是可以用离缐功能继续编辑,然后等到网路恢復时, Google Drive 会帮我直接同步新版本,不用担心档案乱掉。

离缐功能一定要使用 Google Chrome 浏览器才能启动,在新版 Google Drive 网页端中,这个功能是预设开启的(旧版 Drive 则可以到右上方设定中开启)。

一旦开启离缐功能,那么 Google Drive 会自动快取你最近使用过的档案,让你即使没有连上网路时,也可以打开浏览器编辑这些档案,甚至在离缐时新增档案。(云端硬盘离缐时最多能储存 4,000 个项目或 5 GB 的资料)

十二、意外好用的独立 Google 文件、试算表与简报页面

有时候云端硬盘里的档案太过杂乱,如果我们想要聚焦在「文书处理」,那么今天推出的独立 Google 文件、试算表与简报网页,是一个很好用的工具。

Google 文件:https://docs.google.com/document/

Google 试算表:https://docs.google.com/spreadsheets/

Google 简报:https://docs.google.com/presentation/

例如打开 Google 试算表,可以看到最近编辑或最近开启过的微软 Office Excel 与 Google 表格文件,也就是把试算表这个特殊档案格式独立出来,并且加以排序,让我们可以更快找到、更快处理这类型的文件。

以上,除了最后一项是新功能外,其他 11 项都是我长期使用 Google Drive 处理工作时,最常使用也觉得最好用的技巧,都不会很难,但是可以带来很大的工作效率、团队合作升级,希望这样的经验对大家有帮助,也欢迎大家提供你们自己的特殊技巧。

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